Schlagwort: Wissensmanagement

Von Daten zu Wissen im Landratsamt Traunstein

CIL_Projekte

Ein Beraterteam des Co-Innovation Lab der Hochschule München hat im Rahmen eines Projekts ein Vorgehensmodell mit Handlungsempfehlungen für die Konzeptionierung sowie Implementierung eines Wissensmanagementsystems entwickelt, das alle wesentlichen Bausteine auf strategischer sowie operativer, behördlicher Ebene berücksichtigt.

Gemeinsames Zoom Meeting Lucas Häusler (o.l.), Sebastian Zeitler (o.r.), Janina Lödding (u.l.), Marko Just (u.r.)

Der Landkreis Traunstein ist eine prosperierende Wirtschaftsregion zwischen der Metropolregion München und dem Wirtschaftsraum Salzburg im südöstlichen Oberbayern. Das Landratsamt Traunstein fungiert dabei als zentrale Verwaltungsinstanz, die eine breite Palette von Aufgaben in verschiedenen Bereichen übernimmt. Diese Aufgaben sind von entscheidender Bedeutung, um das alltägliche Leben der Bürgerinnen und Bürger im Landkreis Traunstein reibungslos zu gewährleisten. Dazu gehören Verantwortlichkeiten in Bereichen wie dem öffentlichen Nahverkehr, Umwelt- und Katastrophenschutz, Bildung, Wirtschaft, Gesundheitswesen und vieles mehr. Daher sieht sich die Verwaltungsbehörde bereits heute und besonders zukünftig mit vielfältigen regionalen Entwicklungsinitiativen konfrontiert.
Um den zunehmenden gesellschaftlichen Anforderungen auch weiterhin gewachsen zu sein, möchte das Landratsamt Traunstein seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zukünftig stärker die Konzentration auf wesentliche Tätigkeiten ermöglichen und somit zeitliche Entlastung schaffen. Somit soll ein stärkerer Fokus auf die Kerntätigkeiten gerichtet und ein inhaltlicher Schwerpunkt auf zunehmend komplexer werdende Themen und zukunftsrelevante Projekte gelegt werden.

Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
Es gilt daher, vorhandene Daten und Fachwissen effektiv durch die Entwicklung eines Wissensmanagementsystems zu integrieren. Bereits existierende Datenbestände sowie der Wissensschatz der Mitarbeiter sollen dabei als Grundlage dienen, um relevantes Wissen systematisch aufzubereiten, zu aktualisieren und allen Mitarbeitern der Behörde abteilungsübergreifend zur Verfügung zu stellen. Um ein Vorgehensmodell mit Handlungsempfehlungen für die Konzeptionierung sowie Implementierung eines Wissensmanagementsystems im Landratsamt Traunstein zu entwickeln, kooperierten Janina Lödding und Marko Just mit den beiden Studenten Lucas Häusler und Sebastian Zeitler des Masterstudiengangs Applied Business Innovation, um dieses Vorhaben zu unterstützen. Aufbauend auf den Projektzielen und in enger Abstimmung mit
dem Projektteam galt es, mithilfe einer umfassenden internen Untersuchung, einer zielgerichteten Analyse sowie einer Marktrecherche, einen geeigneten Lösungsvorschlag zu erarbeiten.


Eine Lösung für die Zukunft
Dank der Entwicklung eines Vorgehensmodell mit Handlungsempfehlungen für die Konzeptionierung sowie Implementierung eines Wissensmanagementsystems, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamts Traunstein nun gerüstet, ihre Vision Realität werden zu lassen. Bei der abschließenden Vorstellung der Projektergebnisse bestätigen Janina Lödding und Marko Just ihre Zufriedenheit: „Wir danken den Studenten für ihren engagierten Einsatz bei der Konzeptentwicklung eines Wissensmanagementsystems für das Landratsamt Traunstein. Wir freuen wir uns auf Grundlage dieser Ergebnisse aufbauen zu können und das Thema Wissensmanagement in der Verwaltung weiterzuentwickeln.“

Team Zeitler und Häusler

Der Mitarbeiter geht, das Wissen bleibt

CIL_Projekte

Studentische Unternehmensberatung im Co-Innovation Lab berät Münchner Filmwerkstatt e.V. und hilft dem gemeinnützigen Verein Wissensverlust zu vermeiden.

Gemeinsam neue Strukturen entwickeln

Eine studentische Unternehmensberatung im Co-Innovation Lab der Hochschule München (www.co-inno-lab.org) entwickelt und implementiert in der Zeit zwischen April 2019 und Juli 2019 eine neue Struktur für das Wissensmanagement-Tool (TWiki) der Münchner Filmwerkstatt e.V.. Ziel des Projekts war die Selektion, Umstrukturierung und Sicherung von relevantem Wissen des Vereins.

Steigerung der Motivation

Um den Wissenstransfer zwischen wechselnden Mitarbeitern zu gewährleisten, wurde vor mehreren Jahren eine interne Wissensaustauschplattform erworben. Da diese Plattform jedoch nur unregelmäßig aktualisiert wurde, hatte die Organisation eine Intransparenz über ihre Informationen. Dies führte neben einer sinkenden Motivation bei der Nutzung der Plattform, zu Zeitverlust bei der Dokumentensuche auch zu Fehlern aufgrund der Verwendung von veralteten Wissen. Aus diesem Grund beauftragte die Münchner Filmwerkstatt e.V. die studentische Unternehmensberatung, repräsentiert durch Greta Avetyan, Franziska Strößner und Christian Bradl sowie ihrem Projektpartner Martin Müller (Lehrbeauftragter der Hochschule München).

“Frischer Wind”

Innerhalb von drei Monaten gelang dem Studierendenteam mit einer Vier-Phasen-Vorgehensweise (Understand the Problem, Prototype & MVP, Test & Validate, Optimize & Future Steps), welche agil durchlaufen wurde, sämtliche Projektziele zu erreichen. Nach der erfolgreichen Bestandsaufnahme und Sortierung des bisherigen Inhalts des Wissensmanagementwerkzeugs wurden Best Practices recherchiert, ausgewählt und kombiniert, um in einer geeigneten Struktur Wissensartikel zu sichern. Das durch mehrere Iterationsschleifen erreichte Ergebnis wurde auf einem neu aufgesetzten Server implementiert und mit konkreten operativen Handlungsempfehlungen für die Zukunft ausgestattet. „Wir arbeiten gern mit den Projektgruppen im Co-Innovation-Lab zusammen. Die Studierenden sind engagiert und bringen frischen Wind herein. Die Kooperation ist lehrreich für uns alle!“ (Velina Chekelova, Geschäftsführung der Münchner Filmwerkstatt e.V.)

Text / Foto(s): Prof. Dr.- Ing. Holger Günzel