Schlagwort: Prozessmanagement

Datenbasierte Unternehmenssteuerung im Franziskuswerk Schönbrunn in Zeiten des Fachkräftemangels

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Neue Strategien im Bereich des Personalcontrollings und die Sicherung von Talenten in Zeiten des Fachkräftemangels sind auch für gemeinnützige Organisationen wie das Franziskuswerk Schönbrunn essentielle Themen. Studierende der Hochschule München entwickelten im Rahmen des Co-Innovation Lab ein innovatives Konzept für ein optimiertes Personalcontrolling.

Das Co-Innovation Lab Beraterteam der Hochschule München vor dem Franziskuswerk Schönbrunn am Tag der Abschlusspräsentation im Januar 2023. Teilnehmer*innen von links nach rechts: Lisa Biberger, Tigran Aslanyan, Lea Beck
Bildrechte: Lea Beck


Das Franziskuswerk Schönbrunn ist eine der größten Einrichtungen für Menschen mit einer geistigen oder mehrfachen Behinderung in Bayern. In verschiedenen Bereichen für jedes Lebensalter und jeden Lebensbereich macht die Einrichtung differenzierte und individuelle Dienstleistungsangebote mit dem Ziel, Teilhabe an der Gesellschaft und ein selbst bestimmtes Leben zu ermöglichen.

Mit rund 1.700 Mitarbeiter:Innen trägt das Sozialunternehmen eine große Verantwortung für seine Bewohner:Innen, aber auch für seine Mitarbeitenden. Vor allem die Verwaltung komplexer Personalstrukturen kann Herausforderungen mit sich bringen, die sowohl mit internem Wachstum als auch mit externen Faktoren, wie z.B. Fachkräftemangel zusammenhängen. Um diese Herausforderungen zu meistern, griff das Franziskuswerk nun auf die Unterstützung des Co-Innovation Lab zurück.

Das Beraterteam bestehend aus Tigran Aslanyan, Lea Beck und Lisa Biberger unter dem Coaching von Barbara Reich (Lehrbeauftragte der Hochschule München) arbeitete in einem rund dreimonatigen Projekt an der Optimierung des Personalcontrollings im Unternehmen. Im Rahmen des Projekts wurden die Anforderungen des Franziskuswerks an ein „Personalcontrolling 2.0″ aufgenommen, durch akademische Forschung gestärkt und zur Entwicklung eines intuitiven Dashboards als zentrale Datenquelle verwendet. Dieses bietet einen umfassenden Überblick über die Personalsituation und ermöglicht eine aktive Unternehmenssteuerung, welche besonders in Zeiten des Fachkräftemangels elementar ist, um Talente gewinnen und erhalten zu können. Gleichzeitig kann durch die neu geschaffene Standardisierung eine höhere Prozesseffizienz erzielt werden, da sowohl die Geschäftsführung als auch die Bereichsleiterinnen sich bei Bedarf selbstständig die erforderlichen Daten abrufen können. Um eine effiziente und reibungslose Realisierung des Konzepts zu gewährleisten, hat das Beraterteam eine Roadmap erstellt, die sämtliche Erkenntnisse, Informationen und ausführliche Handlungsempfehlungen auf dem Weg zum Personalcontrolling 2.0 enthält.

„Wir haben die Zusammenarbeit mit Co-Innovation Lab sowohl fachlich als auch menschlich sehr
geschätzt. In kurzer Projektzeit haben wir wertvolle neue Impulse für die Weiterentwicklung
unseres Personalcontrollings erhalten, insbesondere für den Aufbau eines Management
Dashboards. Die unbekümmerte und gleichzeitig agile und hochwirksame Herangehensweise der
jungen Professionals hat uns dabei besonders überzeugt. Herzlichen Dank für die tolle Arbeit!“
– Michael Köhler, Bereichsleiter Controlling, Franziskuswerk Schönbrunn

Das Projektteam nach der Präsentation der Ergebnisse im Januar 2023 im Franziskuswerk Schönbrunn (FWS).
Teilnehmer*innen von links nach rechts: Nadine Weber (Leiterin Personal, FWS), Heiner Hollmann (Leiter Finanzen, FWS), Michael Köhler (Bereichsleiter Controlling, FWS), Tigran Aslanyan (Consultant, Co-Innovation Lab), Lisa Biberger (Consultant, Co-Innovation Lab), Lea Beck (Consultant, Co-Innovation Lab), Barbara Reich (Projektcoach, Hochschule München), Michaela Streich (Geschäftsführerin, FWS).
Bildrechte: Lea Beck

Team Franziskuswerk

Das KVR München x HM führen den Chatbot KIndl ein, um Münchner Bürger:innen bei Fragen zu anstehenden Wahlen zu unterstützen

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Münchner Bürger:innen können ihre Fragen zur Wahl schnell, zuverlässig und automatisch beantworten lassen

Das Kreisverwaltungsreferat München (KVR) ist verantwortlich für die Beantwortung von Fragen rund um Wahlen. Mit ihren Anliegen konnten sich Bürgerinnen bisher zu Servicezeiten telefonisch an KVR Mitarbeiter:innen wenden oder auf der Website nach Antworten suchen. Dieser Prozess war für viele Münchner:innen unzufriedenstellend, denn die Bürger:innen konnten ihr Anliegen nicht auf den FAQs der Internetseite finden oder mussten mit langen Wartezeiten bei der Hotline rechnen, wobei die Erfolgsrate nur bei 5-20% liegt. So teilte uns eine mitarbeitende Person des KVRs mit, dass vor und an Wahltagen bis zu 2.000 Anfragen pro Tag eingehen, welche die Telefonhotline an diesen Spitzentagen nur mit hohem Personalaufwand bewältigen kann.

Generell hat sich das KVR das Leitmotiv München.Digital.Erleben gesetzt: die Vision, München bis 2025 zu einer zukunftsorientierten und nachhaltig agierenden Metropole umzustrukturieren, die Digitalisierung nutzt, um München für alle Bewohner:innen zeitgemäß erlebbar zu machen. Die Stadt München hat sich bei den strategischen Prinzipien der Digitalisierungsstrategie u.a. zur Nachhaltigkeit, Offenheit und Transparenz, sowie zur Kund:innenorientierung verpflichtet.

Projektteam HM (v.l.o. Johanna Bartschat (Developer), Julia Lackner (Developer), Lino Deppe (Developer), Annalena Nebelmeir (Developer), Leon Steinmann (Product Owner), Marielena Sperle (Developer), Phillip Pietsch (Scrum Master), Simon Hirtreiter (Developer), Uyen Phan (Developer), Tobias Peslalz (Developer))

In diesem Sinne wurde eine Lösung für die Probleme rund um Fragen zu Wahlen gesucht und gefunden: der KI-gestützte Chatbot KIndl, angelehnt an das Münchner Kindl und die verwendete Technologie. KIndl ist auf der Website der Stadt München integriert und somit leicht für all diejenigen zu finden, die Antworten auf ihre Fragen rund um die Wahl auf der Internetseite suchen. Die Bedienung ist auch bei der erstmaligen Anwendung einfach und intuitiv, da der Chatbot proaktiv kommuniziert und durch Rückfragen während der Konversation auf die Bedürfnisse von Nutzer:innen eingeht. Findet KIndl auf eine Frage keine zufriedenstellende Antwort, können Mitarbeiter:innen des KVRs – sofern es von Nutzer:innen gewünscht ist – den Chat übernehmen.

Der Chatbot bietet Wähler:innen und Wahlhelfenden zu jeder Zeit schnelle und verlässliche Antworten – natürlich unter Beachtung aller vorgeschriebenen Datenschutzregelungen. Da KIndl nun den Großteil der Fragen beantworten kann, werden KVR Mitarbeiter:innen entlastet. Zudem ermöglicht es ihnen KIndl sich wieder mehr Zeit für die verbleibenden telefonischen Anfragen zu nehmen.

Deshalb freut sich die Stadt München: “Mit KIndl haben wir einen Chatbot, der rund um die Uhr verfügbar ist. Die Einführung wird das Erlebnis für die Bürgerinnen und Bürger Münchens verbessern. Die Menschen müssen nicht in der Telefonleitung warten, um zuverlässige Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Außerdem entlastet KIndl die Mitarbeiter:innen des KVRs, die die Telefonhotline betreuen, und hilft uns, einen besseren Service zu bieten. Es ist eine win-win-Situation!”

Auch Rückmeldungen von Münchnerinnen zeigen, dass die Einführung von KIndl ein voller Erfolg ist: “Mit dem neuen Chatbot spare ich viel Zeit, um Antworten zur anstehenden Wahl zu bekommen, auch nach Büroschluss!”, sagte Katharina, einer der vielen Wahlhelfer:innen bei den bevorstehenden Regionalwahlen.

 „Nach unserer erstmaligen Zusammenarbeit mit der Hochschule München sind wir vom erarbeiteten Resultat und dem Konzept des Co-Innovation Lab begeistert“ meint Leo Beck, Geschäftsleiter und stv. Wahlleiter im KVR. „Der Chatbot Prototyp liefert ein Proof-of-Concept und dient als Wegweiser für die Weiterentwicklung und den späteren Einsatz auf unserer Homepage um den Service für unsere Bürger*innen zu verbessern. Wir bedanken und herzlich für die gute Zusammenarbeit mit den Studierenden.“

Dieses Co-Innovation Lab Projekt wurde in Kooperation mit dem Digital Transformation Lab (DTLab) an der Hochschule München durchgeführt:
Das Digital Transformation Lab (DTLab) der Hochschule München widmet sich den großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit. Zusammen mit Akteuren im öffentlichen Sektor entwickeln Studierende zukunftsweisende Lösungsansätze. Hierbei werden sie von Amazon Web Services mit state-of-the-art Cloud-Technologien und der Innovationsmethodik Working Backwards unterstützt. Wir leben digitale Transformation.

Weitere Informationen über das Co-Innovation Lab und das Digital Transformation Lab (DTLab) an der Hochschule München:

Autoren: Team KVR

Wege in die Zukunft bei Leop. Siegle: Von der Verbesserung von Prozessen zum Kulturwandel

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Das Co-Innovation Lab unterstützt die Leop. Siegle GmbH & Co. KG in Augsburg bei der Optimierung ihrer internen Prozesse und legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsaktivitäten.

Virtuelle Abschlusspräsentation: Das Projektteam Martin Flöß (1. v. o.), Benedikt Fischer (3. v. o.) und Anara Abylova (5. v. o.) stellen Prof. Holger Günzel (2. v. o.), Christian Ultsch und Christopher Ultsch (3. v. o.) die Ergebnisse des Projektes vor

Mit mehreren Tausend unterschiedlichen Produkten hat das Unternehmen Leop. Siegle GmbH & Co.KG als mittelständischer Technischer Großhändler im Bereich von Gummi, Kunststoffen, Arbeits- und Umweltschutz einen sehr großen Lagerbestand. Zahlreiche Pakete kommen täglich in das Unternehmen und verlassen es wieder. Zur Verbesserung der internen Logistik werden in Unternehmen häufig Lagerverwaltungssysteme eingesetzt. Ein effizienter Einsatz ist nur dann möglich, wenn vorab bestehende Prozesse analysiert und optimiert wurden.

Die Leop. Siegle GmbH & Co. KG erwartet in der Digitalisierung ihrer Logistikprozesse und dem davon abgeleiteten Lagerverwaltungssystem einen großen Mehrwert. Aus diesem Grund arbeiteten Anara Abylova, Benedikt Fischer und Martin Flöß, drei Studierende der Hochschule München und Teil des Co-Innovation Lab, mit Coaching von Prof. Holger Günzel an der Optimierung der Warenprozesse. Schnell wurde klar, dass ein langfristig angelegtes Veränderungsmanagement notwendig wird, um den mit einer Digitalisierung einhergehenden Kulturwandel zu ermöglichen.


Die Lösungsvorschläge des Teams kamen bei Leop. Siegle positiv an. „Das Beraterteam hat hervorragende Arbeit geleistet. Durch die Arbeit des Teams haben wir jetzt nicht nur kurzfristige „Hands-On“ Lösungen, sondern auch eine langfristige Lösung, die uns definitiv weiterbringen wird“, zeigt sich Christian Ultsch, Mitglied der Geschäftsleitung begeistert. Das Beraterteam hat mit ihrem Projekt eine Basis geschaffen, auf der Leop. Siegle in Zukunft aufbauen kann. Auch Christopher Ultsch, Assistenz der Geschäftsleitung, ist mit dem Ergebnis zufrieden: „Lieferungen an unsere Kunden zu optimieren, das war unser Ziel! Wir sind hochzufrieden mit der Arbeit des Teams. Wir hatten eine sehr gute Zusammenarbeit und greifen auch in Zukunft gerne auf die Expertise des Co-Innovation-Lab zurück“.

Digitalisierung der Münchner Altkleidersammlung – Das Co-Innovation Lab macht Recycling fit für die Zukunft

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Studierende der Hochschule München machen den Weg frei für die Digitalisierung in der städtischen Altkleidersammlung und ermöglichen planbares Recycling mithilfe des Internets der Dinge und künstlicher Intelligenz.

München: Die Studierenden auf Tuchfühlung mit der Altkleidersammlung. Wer Veränderung und Zukunftsfähigkeit erreichen möchte, muss sich selbst ins Feld der gegenwärtigen Situation begeben. Marlene Piper bei ihrer Begleitung der Altkleidersammlung.

Im Rahmen eines studentischen Beratungsprojektes des Co-Innovation Labs der Hochschule München entwickelte ein interdisziplinäres, studentisches Team ein ganzheitliches Konzept zur bedarfsgerechten Entleerung von Altkleidercontainern im Abfallwirtschaftsbetrieb München (AWM). Ziel war es, eine Optimierung des bislang starren Entleerungsplans herbeizuführen, in den die jeweiligen Entleerungsbedarfe der Container einfließen und damit eine verbesserte Qualität der Kleidung sowie eine effizientere Nutzung bestehender Ressourcen herbeizuführen. Damit stand es im Vordergrund, den Weg zur Digitalisierung mithilfe des Internets der Dinge (IoT) anzutreten und dadurch eine datenbasierte, bedarfsgerechte Planbarkeit mit einem digitalen Planungstool zu schaffen.

Das Team bestand aus Studierenden dreier Studiengänge der Hochschule München und gliederte sich auf in ein Beraterteam bestehend aus Mahboob Elahi Noor, Gilbert Muhumuza und Marlene Piper und einem Entwicklerteam bestehend aus den Wirtschaftsingenieurstudierenden Agnesa Xhemaili, Majlinda Sllamniku und Stefan An. Als Coaches standen Prof. Dr. Holger Günzel und Prof. Dr. Olav Hinz dem Team zur Seite.

Der Auftraggeber Rudolph Schmid (Fachbereichsleiter der Sperrmüll – und Depotcontainerabholung AWM) war beeindruckt von der Lösung, die abschließend präsentiert wurde: „Aus Sicht des Fachbereiches wurden alle Anforderungen an das Projekt, das in einer spannenden Präsentation vorgestellt wurde, übertroffen.“

Rote Karte für Plastik in der Biotonne

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Mehr Effizienz durch digitale Prozessoptimierung für die Qualitätskontrollen von Biomülltonnen in der Stadt München


Der Abfallwirtschaftsbetrieb München – kurz AWM – (www.awm-muenchen.de) und das Co-Innovation Lab arbeiteten im Rahmen eines Beratungsprojektes an der Optimierung und Digitalisierung des Qualitätskontrollprozesses im Zeitraum von Oktober bis Dezember 2019 zusammen. Mitte Dezember stellte das studentische Beraterteam aus den Studiengängen Applied Business Innovation und Digital Technology Entrepreneurship das finale Konzept der zweiten Werkleiterin Frau Schulz-Hammerl sowie am Projekt beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des AWM vor.

Qualitätskontrollen zur Verbesserung der Sortenreinheit

Eine aktuelle Herausforderung des AWM ist die teilweise niedrige Sortenreinheit der Bioabfälle in der Stadt München. Eine nachhaltige Weiterverarbeitung von Bioabfällen zu Biogas und wertvoller Pflanzenerde ist somit erschwert. Nur aus sauber getrennter und fremdstoffarmer Biomasse lassen sich wiederverwendbare Produkte herstellen. Seit einem Jahr werden stichprobenartig Qualitätskontrollen durchgeführt, mit dem Ziel den Fremdstoffanteil in den Biotonnen zu verringern. Der Kontrollprozess ist aktuell in einer Testphase und soll in Zukunft weiter ausgeweitet werden. In diesem Kontext wurde das Beraterteam von Herrn Dr. Paulus (AWM) beauftragt die Effizienz des Prozesses zu steigern und hierbei auch die verwendete Softwarelösung, welche aktuell zur Qualitätskontrolle eingesetzt wird, zu evaluieren.

Das Co-Innovation Lab war mit Senior Partner Prof. Dr. Holger Günzel und dem Beraterteam – Julia Froschmeier, Madeleine Walter und Ronald Kaweesi – vertreten. Darüber hinaus ergänzten drei Studenten des Wirtschaftsingenieurwesens – Daniel Gruber, Huihui Hu und Lukas Eichhorn – das Team und leisteten unter der Leitung von Herrn Prof. Dr.-Ing. Olav Hinz einen wesentlichen Beitrag zur Entwicklung eines Prototypen für eine neue Applikation.

Einen Tag unterwegs als Qualitätskontrolleur

Ein regnerischer Wintertag – 6:15 Uhr – normaler Arbeitsbeginn der Qualitätskontrolleure des AWM in München. Um den Prozess sowie die Schwachpunkte der Applikation zu verstehen, begleitete das Beraterteam die Kontrolleure bei deren Arbeitseinsatz. Die Studierenden wurden zunächst entsprechend für den Einsatz in den typischen Farben des AWM gekleidet. Während der Begleitung der Kontrolleure konnte das Beraterteam den Prozess praktisch erfassen sowie Optimierungspotenziale identifizieren. Gegen 10 Uhr hatten die Studierenden bei Kaffee und Pommes die Gelegenheit sich aufzuwärmen und die Qualitätskontrolleure zu deren Ansichten und Verbesserungsvorschlägen zu befragen. Hierbei bestätigte sich der Optimierungsbedarf der aktuell verwendeten Tablet-App.

Zielgerichtete Kontrollen mit Hilfe von Daten

Neben der Begleitung der Qualitätskontrolleure führte das Beraterteam Interviews, analysierte bereitgestellte Tools, Daten und Dokumente, um ein Gesamtbild der aktuellen Situation der Qualitätskontrolle zu erlangen. Darauf aufbauend erarbeitete das Beraterteam ein Konzept für einen effizienten und zielgerichteten Kontrollprozess, der mit Hilfe von Datenintegration und einer neuen Anwendung benutzerfreundlicher und intuitiver gestaltet wurde.

„Die Studierenden durchleuchteten mit großem Engagement vollumfänglich den Prozess der Qualitätskontrolle in kürzester Zeit und lieferten dem AWM einen umsetzbaren Lösungsvorschlag für die digitale Optimierung dieses Prozesses“, erklärte Herr Stutz vom Projektteam des AWM. “Besonders die lebendige Präsentation der Ergebnisse und die Prototypen einer Applikation und eines Dashboards hinterließen einen bleibenden positiven Eindruck bei uns.“